Politique de confidentialité

Qui traite les données ?

Pour l’annuaire professionnel, les utilisateurs, les groupes et les appareils qu’elle configure, l’organisation cliente détermine les finalités et agit comme responsable du traitement. L’exploitant de Synthact traite ces informations pour son compte, sur ses instructions, afin de fournir le service : il agit alors comme sous-traitant. Cette relation est encadrée par l’annexe des conditions contractuelles acceptées, conforme à l’article 28 du RGPD, distincte de la présente page publique. Pour une organisation existante, cette annexe prend effet à l’acceptation de l’édition qui la contient pour les opérations à venir ; sa publication ne présume pas une acceptation antérieure.

Pour la gestion de ses propres comptes administrateurs, de la sécurité de la plateforme, de la facturation et du support, Franky LABROSSE, entrepreneur individuel — Cygnaris Systèmes, détermine les traitements nécessaires et agit comme responsable du traitement. Son identité et ses coordonnées postales figurent dans les mentions légales. Le référent interne pour la protection des données est Franky LABROSSE. Il peut être contacté à l’adresse support@synthact.fr en indiquant « Protection des données » dans l’objet. Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’est formellement désigné à ce jour.

Données traitées

Organisation et administrateurs. Nom de l’organisation, pays, abonnement et quotas, identité et adresse e-mail des administrateurs, appartenance à l’organisation, données de connexion, de session et de double authentification, ainsi que les événements nécessaires à la sécurité. Lorsque ces informations sont renseignées, Synthact conserve aussi le contact contractuel, l’adresse vérifiée du service comptabilité destinataire des factures, la raison sociale, l’adresse de facturation, le numéro d’immatriculation, le numéro de TVA et les éventuelles références de bon de commande.

Démonstration. Lorsque l’organisation bénéficie d’une démonstration demandée ou acceptée, Synthact conserve sa durée et ses quotas initiaux, l’état et les dates techniques de remise de l’invitation, ainsi que les dates d’activation, d’échéance et, le cas échéant, de conversion en offre payante. Le mot de passe choisi par l’administrateur n’est jamais conservé en clair.

Demande de démonstration non aboutie. Avant la création d’un espace, Synthact traite le nom de l’entreprise, le pays, le prénom, le nom et l’adresse e-mail professionnelle saisis, ainsi qu’un jeton d’activation temporaire conservé sous forme protégée. Ces informations servent uniquement à vérifier l’adresse et à remettre la démonstration demandée ; aucun abonnement Stripe n’est créé à ce stade.

Utilisateurs professionnels. Prénom, nom, adresse e-mail, organisation, groupes autorisés, état de l’invitation, de l’association et de la synchronisation. Un utilisateur professionnel est créé dans une seule organisation.

Contacts professionnels. Prénom, nom, société, poste, service, numéros de téléphone, adresse e-mail, groupes, versions et informations techniques nécessaires à leur synchronisation ou à leur suppression.

Appareils et synchronisations. Identifiant d’installation Synthact, utilisateur associé, nom éventuel de l’appareil, fabricant, modèle, version d’Android (niveau d’API), version de l’application, état et dates de synchronisation, révision, empreinte et nombre du manifeste local géré par Synthact, erreurs techniques et état d’une éventuelle révocation ou demande d’effacement.

Journaux techniques. Adresse IP, date et heure, méthode, chemin demandé, code de réponse, volume échangé et informations techniques du navigateur ou de l’application peuvent être enregistrés par le frontal HTTPS pour sécuriser le service, limiter les abus et diagnostiquer les incidents. Les paramètres d’URL et l’en-tête de provenance sont retirés des journaux, et les routes contenant un jeton de réinitialisation de mot de passe ne sont pas journalisées.

API d’organisation. Lorsque l’organisation choisit de l’activer, Synthact traite le nom et l’identifiant public des clés, leurs permissions, dates de création, d’expiration, d’utilisation, de rotation ou de révocation, ainsi que les métadonnées des appels authentifiés ayant atteint l’API : organisation, action, méthode, statut, durée, identifiant de requête et empreinte pseudonymisée de l’adresse IP source. Les secrets de clés, en-têtes d’authentification et contenus JSON de contacts ou de groupes ne sont jamais enregistrés dans ces journaux API. Ces données servent à sécuriser les accès, détecter les abus, diagnostiquer les incidents et fournir une piste d’audit.

Firebase Cloud Messaging. L’application transmet un identifiant d’installation Firebase (FID/FCM), conservé chiffré par Synthact, afin que Google Firebase Cloud Messaging puisse réveiller l’application lors d’une synchronisation ou d’un effacement. Les messages silencieux envoyés par ce canal contiennent seulement des identifiants et états techniques (type d’opération, révision ou demande d’effacement), jamais les fiches de contacts.

Historique et support. Synthact conserve les actions d’administration et événements de synchronisation utiles à l’audit. Un ticket de support contient l’organisation, le nom et l’adresse e-mail du demandeur, sa catégorie, sa priorité, son objet, son message, son état et les informations techniques de remise de l’e-mail.

Paiement en ligne. Lorsque la souscription en ligne est proposée à une organisation et qu’elle choisit ce parcours, Synthact transmet à Stripe les identifiants techniques du client, de l’organisation et de la tentative, l’offre choisie, l’adresse e-mail et les informations de facturation nécessaires. La carte est saisie directement sur la page Stripe : son numéro complet et son cryptogramme ne transitent jamais par les serveurs Synthact. Synthact conserve uniquement les identifiants Stripe, l’état de l’abonnement et des reçus techniques de webhooks sans leur charge utile. Une organisation qui n’utilise pas ce parcours ne transmet aucune donnée de carte à Stripe par l’intermédiaire de Synthact.

Gestion locale des numéros équivalents sur Android

Pour présenter clairement les coordonnées professionnelles, l’application Android recherche localement si le numéro d’un contact reçu de Synthact existe déjà dans une autre fiche visible sur l’appareil. Deux numéros sont considérés comme exactement équivalents lorsqu’ils désignent la même ligne après normalisation, notamment +336… (affiché +33 6…) et 06…. Les noms, numéros et adresses e-mail des fiches existantes ne sont jamais transmis aux serveurs Synthact, à Google Firebase ou au portail administrateur. Ils ne sont pas non plus modifiés ou supprimés par Synthact dans le cadre de cette comparaison.

Le profil personnel Android « Moi » est exclu de cette détection. Pour toute autre fiche présente sur l’appareil portant un numéro exactement équivalent, Synthact demande au système de contacts Android de regrouper localement son affichage avec la fiche professionnelle. L’application mémorise les priorités d’affichage existantes, puis demande au système de contacts de privilégier le numéro professionnel fourni par Synthact pour les lignes strictement équivalentes. Le nom, le numéro et l’adresse e-mail de la fiche locale ne sont jamais transmis au serveur, modifiés ou supprimés ; la fiche reste dans son compte Google, Exchange ou autre. Seuls les identifiants, versions, empreintes et nombres relatifs aux fiches gérées par Synthact sont échangés pour contrôler la synchronisation. Lors d’une révocation, l’application demande au système de contacts de réappliquer les priorités mémorisées, puis retire le compte et les fiches Synthact. Les noms, numéros et adresses e-mail des fiches locales restent inchangés et présents dans leur compte d’origine.

Finalités, bases juridiques et données nécessaires

Pour les traitements ci-dessous, Cygnaris agit comme responsable du traitement. Le contrat conclu avec une organisation ne constitue pas, à lui seul, la base légale du traitement des données de ses salariés ou représentants. La base contractuelle s’applique lorsque la personne concernée est elle-même partie au contrat et que le traitement est nécessaire à son exécution ou aux mesures précontractuelles qu’elle demande.

Les champs obligatoires sont identifiés lors de leur collecte ; les autres informations sont facultatives. Pour les traitements fondés sur l’intérêt légitime, Cygnaris examine et documente leur nécessité, leur proportionnalité et la mise en balance avec les droits et libertés des personnes. Vous pouvez exercer votre droit d’opposition dans les conditions prévues par le RGPD.

Pour l’annuaire professionnel, les utilisateurs, les groupes et les appareils confiés à Synthact, l’organisation cliente reste responsable du traitement : elle détermine les finalités, choisit et documente la base juridique et informe les personnes concernées. Cygnaris intervient comme sous-traitant selon l’annexe acceptée. L’annuaire sert à distribuer les contacts autorisés, synchroniser les appareils et exécuter les révocations ou effacements demandés.

Destinataires et prestataires techniques

Les données sont accessibles aux administrateurs autorisés de l’organisation concernée et, dans la stricte mesure nécessaire, au personnel chargé de l’exploitation ou du support. Elles ne sont ni vendues ni utilisées à des fins publicitaires.

Infrastructure principale autogérée. L’application, la base de données et le cache sont exploités sur une infrastructure administrée directement par l’exploitant de Synthact, à l’adresse indiquée dans les mentions légales, en France. Aucun prestataire d’hébergement applicatif tiers n’est utilisé pour l’application, la base de données ou le cache.

E-mails OVHcloud. Les invitations, réinitialisations de mot de passe, notifications de service et autres messages automatiques ou transactionnels sont expédiés depuis no-reply@synthact.fr, une adresse qui n’est pas destinée à recevoir des réponses. Les demandes, réponses, échanges et tickets de support sont reçus et traités via support@synthact.fr. Ces deux adresses utilisent la messagerie d’OVH SAS (OVHcloud), 2 rue Kellermann, 59100 Roubaix, France. Pour assurer le transport et la remise des messages, OVHcloud traite les adresses d’expéditeur et de destinataire, les en-têtes, le contenu du message et les données techniques de livraison. Un e-mail peut notamment contenir un lien personnel temporaire, l’identité du destinataire, le contenu d’un ticket ou des informations de facturation ou une facture PDF. Les fiches de l’annuaire ne sont pas jointes aux e-mails, sauf si un utilisateur les insère lui-même dans un message de support.

Google Firebase Cloud Messaging. Google reçoit l’identifiant d’installation Firebase et les données techniques nécessaires à la remise d’un réveil Android, mais aucune fiche de contact dans la charge utile FCM. Les messages silencieux restent limités au type d’opération, à une révision ou à une demande d’effacement.

Stripe. Lorsque le paiement en ligne est activé et utilisé, Stripe fournit la page de paiement, la gestion de l’abonnement et le portail de facturation. Stripe traite les informations de paiement et de facturation nécessaires en qualité de prestataire et, pour certains traitements qu’il détermine, selon ses propres responsabilités. Sa politique de confidentialité décrit ses traitements, prestataires et mécanismes de transfert. Aucun numéro complet de carte n’est enregistré par Synthact.

Facturation gérée par Synthact. Lorsque le client choisit la facture mensuelle payable par virement, Synthact conserve la commande, les cycles facturés, les factures et avoirs finalisés, leurs instantanés légaux, leurs empreintes d’intégrité, l’adresse comptable destinataire et les états d’envoi et de règlement. Le PDF envoyé par e-mail constitue la notification comptable adressée au client.

Les données d’une organisation en démonstration ne sont pas transmises à Stripe du seul fait de la création, de l’activation, de l’expiration ou de la suspension de la démonstration. Cette transmission commence seulement si un administrateur choisit explicitement le parcours de paiement.

Lorsque Synthact agit comme sous-traitant de l’organisation, OVHcloud et Google peuvent intervenir, selon le flux concerné, comme sous-traitants ultérieurs. Leur recours est encadré par l’accord conclu avec l’organisation. Les conditions applicables et les listes de sous-traitants ultérieurs disponibles figurent dans les documents contractuels des fournisseurs. Les documents officiels d’OVHcloud sont accessibles dans son espace contractuel.

Localisation et transferts internationaux

L’établissement en France du prestataire de messagerie OVH SAS ne suffit pas, à lui seul, à garantir que chaque opération technique est réalisée exclusivement en France. De même, l’utilisation de Firebase ou de Stripe peut impliquer un accès ou un transfert de données techniques hors de l’Espace économique européen selon la configuration et les contrats applicables. Les garanties applicables sont déterminées selon la destination, le rôle du destinataire et le mécanisme de transfert prévu par le prestataire concerné.

Lorsqu’un transfert hors EEE est mis en œuvre, il doit être encadré par un mécanisme prévu au chapitre V du RGPD, par exemple une décision d’adéquation ou des clauses contractuelles types accompagnées, si nécessaire, de mesures complémentaires. Le mécanisme applicable à un traitement peut être demandé à Synthact. La documentation officielle de la CNIL sur les transferts hors UE présente ce cadre.

Conservation, suppression et révocation

Les données nécessaires à l’annuaire sont conservées pendant la fourniture du service. Pour une démonstration activée, non convertie et sans souscription en cours, les données de l’espace sont supprimées de la base active après 90 jours calendaires à compter de son échéance. Une prolongation ou une conversion valablement convenue avant la purge est prise en compte. L’expiration seule suspend l’usage courant sans effacer immédiatement le carnet Synthact déjà distribué. Une suspension pour impayé ne constitue pas une démonstration expirée.

Une demande de démonstration non activée est invalidée dès l’expiration de son lien. Son jeton est alors supprimé et la demande invalidée ou consommée est purgée de la base active au plus tard 30 jours après sa dernière mise à jour, sous réserve du cycle de rotation des sauvegardes décrit ci-dessous.

Pour une organisation fermée, les données opérationnelles de l’espace sont supprimées de la base active après 90 jours calendaires à compter de la date de fermeture enregistrée. La fermeture arrête l’usage courant et demande l’effacement des contacts gérés sur les appareils. Une suspension technique ou pour impayé, à elle seule, ne déclenche pas ce délai. La purge retire les contacts, groupes, utilisateurs professionnels, invitations et données opérationnelles devenues inutiles. Elle ne supprime pas les données d’un compte administrateur encore nécessaires à une autre organisation ou prestation en cours. Les pièces comptables, preuves, identité et adresse comptable vérifiée nécessaires à leur gestion, ainsi que les seules données nécessaires aux obligations ou droits décrits ci-dessous suivent leurs durées propres, avec des accès limités ; cette exception ne permet pas de conserver tout l’annuaire.

Les espaces déjà existants lors de la mise en service de cette politique bénéficient d’une transition : aucune purge automatique de leur espace avant 90 jours calendaires après cette mise en service, dont la date est communiquée aux administrateurs concernés. Une échéance normale plus tardive reste applicable. Avant la purge, un administrateur habilité peut exporter les contacts en CSV depuis le site Synthact, même si l’espace est suspendu ou fermé, sans réactiver l’abonnement. L’application Android Synthact ne propose pas cette fonction d’export. Le support peut compléter la restitution ou traiter une demande de suppression anticipée.

Les sauvegardes locales et externes contrôlées par Cygnaris servent exclusivement à la reprise après incident. Chaque copie est conservée 90 jours calendaires depuis sa création, puis supprimée lors du traitement de rotation. Une donnée purgée de la base active peut donc subsister dans une sauvegarde antérieure pendant jusqu’à 90 jours supplémentaires. L’accès à ces copies est limité aux opérations nécessaires de sécurité et de reprise ; elles ne servent pas à rétablir un usage courant des données supprimées. Les copies détenues par un prestataire de messagerie suivent les instructions de suppression, les durées nécessaires au flux et les obligations applicables à ce prestataire ; elles ne sont pas assimilées à une sauvegarde contrôlée directement par Cygnaris.

Un registre d’effacement séparé conserve uniquement des identifiants techniques, types d’objets et dates, sans noms, coordonnées ni contenu de ticket. L’intention d’effacement et sa copie durable hors de la base restaurable sont confirmées avant la purge ; son résultat est ensuite enregistré. Les effacements sont réappliqués avant qu’un service restauré soit rendu accessible. Il couvre les purges automatiques d’organisations et de tickets. Les autres suppressions, notamment de contacts individuels, doivent être réconciliées séparément avant réouverture. Ce registre sert uniquement à prévenir la réapparition de données supprimées et reste conservé, avec des accès limités, aussi longtemps qu’une copie antérieure pourrait les réintroduire.

Les purges et rotations sont planifiées quotidiennement. Leurs résultats sont surveillés ; les échecs et retards sont traités comme des incidents, sans constituer une prolongation habituelle des délais. Les incidents affectant la restitution, l’effacement ou les droits du client lui sont signalés avec les mesures de résolution utiles. Les sessions expirées sont purgées et les invitations restent temporaires ou révocables.

Lorsqu’un administrateur supprime un contact professionnel, ses coordonnées sont immédiatement effacées de la base active. Une trace technique de suppression, qui ne contient plus ces coordonnées, est conservée uniquement le temps de transmettre la suppression aux appareils. Cette suppression retire la fiche Synthact de l’appareil. Les fiches locales éventuellement regroupées restent présentes dans leurs comptes Google, Exchange ou autres. Lors de la révocation d’un appareil, Synthact demande au système de contacts de rétablir les priorités précédemment enregistrées, puis déclenche l’effacement du compte Android Synthact et de ses contacts gérés. Cette opération ne modifie ni ne supprime le nom, le numéro ou l’e-mail des fiches locales.

Les tickets de support ouverts sont conservés pendant leur traitement, y compris après la purge des données de l’organisation. Les tickets effectivement clos sont supprimés après 90 jours calendaires à compter de leur date de clôture enregistrée, et non de leur création. L’état « Résolu » ne déclenche pas cette purge. Une réouverture avant l’engagement irréversible de la purge annule le décompte ; une nouvelle clôture le fait repartir. Après cet engagement, une nouvelle demande peut être ouverte séparément. Les seuls éléments nécessaires à une obligation légale ou à l’exercice ou à la défense d’un droit sont, lorsqu’il y a lieu, isolés du traitement courant avec une durée adaptée à cette finalité.

Les journaux d’accès du frontal HTTPS sont soumis à une rotation limitée à 30 jours et à dix fichiers de 10 Mio au maximum. L’identifiant d’installation Firebase courant est conservé tant que les réveils de synchronisation ou d’effacement sont nécessaires ; il est remplacé lors de sa rotation et effacé côté Synthact lorsqu’il devient inutile ou définitivement invalide. Après la purge de l’annuaire, une trace technique minimale d’effacement peut être conservée pour un appareil n’ayant pas confirmé son nettoyage : identifiants d’appareil et d’opération, moyens d’authentification protégés, identifiant Firebase et dates ou états nécessaires, sans les noms, coordonnées professionnelles ni groupes de l’annuaire. Elle sert uniquement à transmettre, sécuriser et constater l’effacement. Elle est supprimée à sa confirmation par le téléphone ou au plus tard 90 jours calendaires supplémentaires après la purge de la base active, au premier de ces événements. Elle ne permet pas de reprendre la synchronisation de l’annuaire. Google applique par ailleurs ses propres règles de conservation aux données techniques traitées par Firebase.

Un téléphone demeuré hors ligne ou incapable de recevoir et d’exécuter l’instruction peut conserver les contacts précédemment distribués après ce délai. La purge serveur ne prouve pas leur effacement local. L’organisation cliente coopère à leur suppression et organise, si nécessaire, le nettoyage des appareils et des copies qu’elle contrôle.

Les journaux d’appels de l’API d’organisation sont conservés pendant 90 jours, puis supprimés. La révocation d’une clé n’efface pas immédiatement son nom et son identifiant public dans ces journaux, afin de préserver la corrélation de sécurité pendant cette durée.

Les tentatives de paiement Stripe terminées, expirées ou en échec qui ne sont plus liées au contrat courant et ne constituent pas une preuve contractuelle durable, ainsi que les reçus techniques de webhooks traités, sont conservés pendant 400 jours, puis supprimés automatiquement. Les reçus nécessaires au contrat Stripe courant et les souscriptions complétées avec preuve du contenu des conditions acceptées restent conservés selon les règles propres aux preuves contractuelles, même après la fin du contrat ; la purge technique de 400 jours ne supprime pas ces preuves. Les événements en échec ou placés en quarantaine sont conservés jusqu’à la résolution de l’anomalie, puis soumis à cette même durée. Les identifiants Stripe liés au client et à l’abonnement restent associés au contrat pendant sa gestion et, ensuite, uniquement aussi longtemps qu’une obligation légale ou la défense d’un droit le justifie.

Après la fin de la relation commerciale, les contrats, correspondances commerciales et preuves contractuelles nécessaires sont conservés en archivage intermédiaire à accès restreint pendant cinq ans. Les documents comptables et pièces justificatives, notamment les factures, avoirs et justificatifs de paiement, sont conservés pendant dix ans à compter de la clôture de l’exercice auquel ils se rapportent. Une pièce contractuelle servant également de justificatif comptable relève de la durée applicable aux pièces comptables.

Ces durées et leurs points de départ sont adaptés lorsqu’un texte impose une règle particulière ou lorsqu’une réclamation, un contentieux, un contrôle, une interruption ou une suspension de prescription justifie la conservation des éléments nécessaires. Cette conservation ne porte pas indistinctement sur l’ensemble des données du compte ou de l’annuaire.

Le suivi des échéances et les opérations de suppression ou d’anonymisation de ces archives sont gérés manuellement. À leur échéance, Cygnaris vérifie les obligations et procédures encore applicables, puis supprime ou anonymise les données qui ne doivent plus être conservées. La purge automatique des données opérationnelles à 90 jours ne s’applique pas à ces archives ; aucune purge automatique à cinq ou dix ans n’est prévue.

Les factures et avoirs finalisés, leurs PDF ou données structurées, leurs empreintes, les preuves de remise et les écritures de règlement sont conservés 10 ans à compter de la clôture de l’exercice concerné. Une facture finalisée n’est pas modifiée : toute correction passe par un document rectificatif ou un avoir.

Sécurité

Les organisations sont isolées logiquement. Les accès administrateur sont protégés par une authentification renforcée et les invitations destinées aux clients sont temporaires, révocables et à usage unique. Les jetons d’accès aux appareils sont vérifiés par condensat et l’identifiant d’installation Firebase est chiffré au repos. Les secrets de clés API ne sont affichés qu’une fois et ne sont conservés que sous forme de condensat. Les communications de production utilisent HTTPS. Aucun dispositif ne pouvant garantir un risque nul, tout incident suspect doit être signalé rapidement au support.

Vos droits et vos demandes

Selon votre situation, vous pouvez demander l’accès, la rectification, l’effacement, la limitation ou l’opposition, ainsi que la portabilité lorsque celle-ci s’applique. Pour une donnée de l’annuaire professionnel, contactez d’abord l’organisation qui l’a enregistrée : elle est responsable de répondre à la demande et peut solliciter l’assistance de Synthact. Pour un traitement dont l’exploitant de Synthact est responsable, un administrateur connecté peut ouvrir un ticket depuis l’onglet Support. À défaut, vous pouvez écrire à support@synthact.fr en indiquant « Données personnelles » dans l’objet. Cette adresse est le point de contact public du référent interne pour la protection des données, Franky LABROSSE.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, seules les informations supplémentaires nécessaires à sa vérification peuvent être demandées ; n’envoyez pas spontanément de pièce d’identité par e-mail. Vous pouvez enfin introduire une réclamation auprès de la CNIL si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés.

Modifications

Cette politique peut évoluer avec le service ou les obligations applicables. Sa date de version est affichée en tête de page. Une modification importante sera portée à la connaissance des organisations clientes par un moyen approprié.

Cette page présente les traitements de données liés au service. Les modalités propres à chaque organisation sont précisées dans les documents contractuels qui lui sont applicables.